L'outil de Compte-rendu VIF est conçu pour les agents - Architectes des Bâtiments de France - lors des rencontres avec les usagers et vise à simplifier et structurer la rédaction et le suivi des comptes rendus de manière collaborative.

Connectez-vous à votre espace personnel, puis sélectionnez “Créer un CR” pour démarrer. Vous pouvez ajouter des informations textuelles, joindre des photos, et organiser votre compte-rendu pour qu’il soit clair et détaillé.

Oui, il est possible d’ajouter des photos directement dans vos comptes rendus. Cette fonctionnalité permet d’illustrer chaque document de manière pertinente et précise.

Oui, une fois envoyés, les comptes rendus sont visibles par l’ensemble de votre UDAP. Cela permet à votre équipe d’accéder aux informations et d’assurer un suivi cohérent des dossiers.

Cependant les comptes rendus ne peuvent pas être modifiés par défaut. Vous avez toutefois la possibilité d’accorder des droits de modification à d’autres utilisateurs si nécessaire.

L’embarquement Compte rendu VIF est un processus simple et personnalisé pour vous aider à prendre en main l'outil rapidement. Voici les étapes principales :

• Démo initiale : Nous vous proposons une démonstration pour découvrir les fonctionnalités de Compte rendu VIF et répondre à vos premières questions.
• Création de compte : Après validation, nous créons votre compte ainsi que ceux de vos collaborateurs si besoin.
• Formation et prise en main : Nous vous accompagnons avec des sessions de formation adaptées pour bien comprendre l'outil et exploiter pleinement ses fonctionnalités.
• Suivi personnalisé : Notre équipe reste disponible pour des points réguliers et pour répondre à vos retours. Nous collectons vos retours d'expérience afin d’améliorer en continu votre utilisation de l'outil.

Vous pouvez ainsi être pleinement opérationnel(le) rapidement et bénéficier de l’assistance de notre équipe tout au long de votre utilisation de compte rendu VIF.

Pour gérer les clauses départementales, suivez ces étapes :

1. Accédez au menu "Paramètres", puis sélectionnez "Clauses départementales".
2. Deux options s’offrent à vous :
   • "Modifier" : permet d’éditer une clause existante.
   • "Ajouter" : permet de créer une nouvelle clause.

⚠️ Attention : Toute modification apportée à une clause sera appliquée à l’ensemble de votre UDAP.

Pour gérer les services instructeurs et urbanistes , suivez ces étapes :

1. Accédez au menu "Paramètres", puis sélectionnez "services".
2. Deux options s’offrent à vous :
   • "Modifier" : permet d’éditer une information d'un service existant.
   • "Ajouter" : permet de créer un nouveau service.

⚠️ Attention : Toute modification apportée sera appliquée à l’ensemble de votre UDAP.

Oui, vous avez deux options pour modifier un compte rendu déjà envoyé :

1. Cliquer sur le titre du compte rendu pour l’ouvrir directement.
2. Utiliser le menu déroulant : cliquez sur les trois petits points à côté du compte rendu, puis sélectionnez "Éditer".

Une fois le compte rendu ouvert, vous pouvez le modifier entièrement. Vous aurez ensuite la possibilité de :

• L’envoyer à nouveau avec les modifications apportées.
• Le télécharger sans le renvoyer.

Non, il n'est pas possible de télécharger un compte rendu tant qu’il n’a pas été envoyé.

Cependant, si vous souhaitez obtenir votre compte rendu au format PDF, vous pouvez l’envoyer sans destinataire. En effet, le rédacteur du compte rendu le reçoit automatiquement après son envoi.

Vous pourrez ensuite :

• Télécharger le compte rendu depuis votre e-mail.
• Le récupérer directement depuis la page d'accueil de l'application.

Oui, Compte-rendu VIF fonctionne en mode hors ligne. Cela signifie que vous pouvez accéder à l’application et modifier un compte rendu même sans connexion Internet.

Comment utiliser l’application en mode hors ligne ?

• Nous vous conseillons de créer le compte rendu avant d’arriver sur place, surtout si vous savez que vous n’aurez pas de connexion.
• Une fois sur place, vous pourrez remplir les champs et ajouter des informations normalement.
• Toutes les modifications seront enregistrées et synchronisées automatiquement dès que vous retrouverez une connexion internet.

Vous pouvez permettre à un collaborateur de créer ou modifier des comptes rendus en votre nom. Voici comment faire :

1. Cliquez sur "Paramètre" dans l’application.
2. Accédez à l’option "Partager des CR".
3. Une liste des agents de votre UDAP s’affichera. Sélectionnez le ou les noms des collaborateurs à qui vous souhaitez donner les droits.

Vous pouvez retirer ces droits à tout moment en revenant sur cette même page. Cette fonctionnalité est idéale pour déléguer tout en gardant le contrôle sur vos comptes rendus.

Oui, vous pouvez télécharger un compte rendu rédigé par un collègue de votre UDAP, mais uniquement s’il a déjà été envoyé. Les brouillons des autres utilisateurs ne sont pas accessibles.

1. Accédez à l’onglet UDAP.
2. Cliquez sur les trois petits points à côté du compte rendu souhaité.
3. Sélectionnez "Télécharger"

Oui, il est possible de dupliquer un compte rendu rédigé par un collègue.

1. Cliquez sur les trois petits points à côté du compte rendu.
2. Sélectionnez "Dupliquer".

1. Cliquez sur les trois petits points à côté du compte rendu.
2. Sélectionnez "Dupliquer".

Le compte rendu apparaîtra alors dans votre onglet personnel, et vous pourrez le modifier librement. Attention, une fois dupliqué, le compte rendu sera associé à votre nom et non plus à celui de votre collaborateur.

Si vous ne voyez pas vos dernières modifications, suivez ces étapes :

1. Accédez aux Paramètres.
2. Rendez-vous dans la section Assistance technique.
3. Cliquez sur "Réinitialiser".

Si le problème persiste, n’hésitez pas à contacter notre support technique par e-mail à l’adresse suivante : contact@compte-rendu-vif.beta.gouv.fr.

Le compte rendu est envoyé depuis l'adresse suivante : noreply@compte-rendu-vif.incubateur.net. Il n'est pas possible de répondre à cet email. Par ailleurs, le rédacteur du compte rendu est automatiquement mis en copie des emails.

Actuellement, l'ajout de fichiers PDF n'est pas possible. Cependant, vous pouvez joindre des fichiers aux formats PNG et JPG.